Koffie, chaos en confetti
Een dag uit het leven van een eventmanager
“Wat doe jij in het dagelijkse leven?” Het is een bijna onvermijdelijke vraag tijdens een eerste kennismaking. Wanneer ik antwoord dat ik bij een evenementenbureau werk, is de reactie vaak hetzelfde vragende gezicht. “Maar wat doe je dan precies? Feestjes organiseren?”
Nou… ja. Maar daarmee doe je ons werk behoorlijk tekort. De werkelijkheid is iets ingewikkelder én een stuk mooier. Niet ieder event is namelijk een feestje (maar het organiseren ervan wel!). Een bedrijfsjubileum, congres, teambuilding, personeelsdag of meerdaags bedrijfsevent: ze vragen allemaal om een andere aanpak.
Eén ding hebben al deze events gemeen. Achter ieder geslaagd evenement staat een team dat geen seconde stilzit. We regelen, plannen, brainstormen, bellen, mailen, schakelen en lossen problemen op waarvan onze gasten meestal niet eens weten dat ze bestaan.
En het mooiste? Geen dag is hetzelfde. Toch neem ik je graag mee in een gemiddelde dag van een eventmanager bij Down South Events. Van de eerste kop koffie tot de laatste check van het draaiboek.
Comfortabele schoenen zijn aanbevolen.
08:30 uur – Koffie, mailbox en een planning die waarschijnlijk toch weer verandert
We proberen iedere ochtend rustig en samen op kantoor te beginnen. ‘Proberen’ is hierbij het sleutelwoord.
Soms zijn we nog bezig met de afronding van een event van de dag ervoor. Soms staat de eerste afspraak al op de planning. Zo niet, dan gaat de mailbox open. Nieuwe aanvragen, vragen van leveranciers, wijzigingen van klanten en natuurlijk een paar berichten die eigenlijk gisteren al beantwoord hadden moeten worden. Ik pak zoveel mogelijk op en maak notities voor zaken waar ik later op terug moet komen.
Daarna bekijken we de planning. Wie doet wat? Welke events komen eraan? Wat moet vandaag af? En wat vraagt om wat extra aandacht? Op papier ziet dit uit als een strak georganiseerde start van de dag. In de praktijk weten we dat de planning voor de lunch waarschijnlijk alweer drie keer is veranderd. En dat is prima. Want dat hoort bij eventmanagement: we kunnen niet zonder een planning, maar flexibiliteit is minstens net zo belangrijk.
10:00 uur – Brainstormtijd
Tijd voor creativiteit! Eén van de leukste onderdelen van ons werk is het bedenken van nieuwe events.
Een klant wil bijvoorbeeld een bedrijfsjubileum vieren. Maar niet zomaar een jubileum. Het moet anders. Verrassend. Persoonlijk. Een evenement waar gasten nog maanden over napraten.
Binnen tien minuten vliegen de ideeën door de ruimte. Sommige zijn briljant. Andere zijn… wellicht iets minder realistisch. Maar juist die creatieve chaos is waardevol. Eerst alles op tafel. Daarna gaan we schrappen, combineren en aanscherpen.
Want een sterk evenement begint niet met de vraag: “Welke activiteit zullen we doen?” Het begint met: “Wat willen we dat onze gasten ervaren?”
11:00 uur – Van droom naar werkelijkheid
Een goed idee is natuurlijk pas het begin. Nu moet het nog werkelijkheid worden. Dus klappen we onze laptop weer open. Tijd om te knallen!
We zoeken naar locaties, schakelen met leveranciers, vergelijken offertes, maken begrotingen en puzzelen met techniek, catering, entertainment, aankleding en personeel.
En ondertussen blijven we teruggaan naar de basis: sluit het aan bij het doel en de doelgroep van het event?
Dat is precies waar eventorganisatie interessant wordt. Want een goed idee bedenken is één ding. Een goed idee daadwerkelijk uitvoeren? Dat is een ander verhaal.
12:30 uur – Lunchen (of een poging daartoe)
Officieel heet dit lunchpauze. In de praktijk wordt de brainstorm gewoon aan een andere tafel voortgezet.
We bespreken het event van vanmiddag, een nieuwe aanvraag en die ene locatie waar we misschien eens moeten gaan kijken. Vaak ontstaan juist tijdens zulke momenten de beste ideeën. Die houden zich tenslotte niet aan kantooruren.
Als we niet worden onderbroken door telefoontjes, kunnen we zelfs iets eten. Een ander voordeel van werken bij een evenementenbureau: er blijven regelmatig heerlijke hapjes over van events. En anders vliegen de tosti’s aan de lopende band over tafel.
14:00 uur – Van afspraak naar afspraak
Een evenement organiseer je niet alleen vanachter een bureau. Dus zijn we regelmatig onderweg.
Naar bijzondere locaties, leveranciers en klanten. We ontdekken nieuwe locaties, testen activiteiten en zijn voortdurend op zoek naar nieuwe ideeën en samenwerkingen. Want juist dat netwerk maakt het mogelijk om evenementen steeds opnieuw op maat te maken.
Tussendoor (lees: op weg naar de volgende afspraak) beantwoorden we mails, plegen we telefoontjes en werken we offertes uit. En ja, soms maken we een toertje langs alle winkels in het Limburgse Heuvelland op zoek naar die perfecte decoratie.
Niemand zei dat eventmanagement saai was.
15:30 uur – Op locatie
Op een eventdag, is minstens één eventmanager op locatie aanwezig. En niet alleen om te controleren of de stoelen netjes zijn geplaatst.
De eventmanager is het aanspreekpunt voor de klant, locatie, leveranciers, crew en gasten. We bewaken de planning, houden de timing in de gaten, sturen mensen aan en zorgen dat iedereen weet wat er moet gebeuren. En vooral: we houden het hoofd koel wanneer de werkelijkheid besluit zich niet aan het draaiboek te houden.
Een spreker die zijn vlucht mist. Een leverancier die vertraging heeft. Het weer dat plotseling omslaat. Een technisch probleem. Een programmaonderdeel dat uitloopt. Het gebeurt vaker dan je denkt. De kunst van eventorganisatie is niet om ervoor te zorgen dat er nooit iets misgaat. Dat bestaat niet. De kunst is om zo snel te schakelen dat de gasten er niets van merken.
17:00 uur – We gaan nog even door!
De meeste dagen bij een evenementenbureau zijn niet van negen tot vijf. We kunnen moeilijk halverwege een event besluiten: “Zo, onze werkdag zit erop. Succes met de rest!”
Nee, wij gaan nog even door. Met opbouwen, aankleden, testen en controleren. Staat alles op de juiste plek? Werkt de techniek? Is de catering klaar? Klopt de bewegwijzering?
En draait het event eenmaal? Dan blijven wij het overzicht houden. We schakelen, sturen bij en zorgen ervoor dat alles op rolletjes blijft lopen. En ondertussen proberen we er vooral voor te zorgen dat het eruitziet alsof alles vanzelf gaat.
Geen dag is hetzelfde. En precies daarom vinden we dit werk zo leuk.
Een dag uit het leven van een eventmanager laat eigenlijk maar één ding zien: eventmanagement is ontzettend veelzijdig.
Het ene moment zit je een nieuw concept uit te werken. Het volgende moment sta je materialen uit te laden. Dan zit je weer achter een spreadsheet en even later verwelkom je gasten bij hun meerdaagse teamtraining.
Je hebt creativiteit nodig. Organisatietalent. Mensenkennis. Stressbestendigheid. En soms vooral een goed paar schoenen.
Maar uiteindelijk draait het niet om draaiboeken, offertes, planningen of leveranciers. Het draait om mensen. Om herinneringen. Om ervaringen die blijven hangen.
Om een medewerker die tijdens een teambuilding evenement in Limburg ineens zijn collega op een compleet andere manier leert kennen. Om een klant die op een bedrijfsfeest écht kan genieten omdat alles geregeld is. Om gasten die naar huis gaan met een verhaal dat ze de volgende dag nog vertellen.
Dat is waarom we doen wat we doen.
Van een eerste idee tot de laatste gast die vertrekt: wij organiseren evenementen die passen bij de mensen, het doel en het verhaal erachter.
En ja, daar komt veel koffie, nog meer chaos en soms een beetje confetti bij kijken.
Maar daar zijn we bij Down South Events eigenlijk wel dol op.
