Inhoud:

Fase 1. De grote brainstorm: van vaag idee naar strak plan 

Ieder event begint met een idee. Maar met “we willen iets leuks gaan doen” kom je niet heel ver. Werk het idee verder uit en denk bijvoorbeeld na over: 

• Wat is de aanleiding? 

• Welk type event past hierbij? 

• Welke vibe wil je neerzetten? 

• Wanneer moet het plaatsvinden? 

Maak vervolgens een moodboard – ja echt. Zo blijf je trouw aan het eerste idee en gevoel, en staat op dat serieuze congres niet opeens een clown ballondieren te knopen.  

Fase 2. Richting bepalen: wie, wat, waarom 

Je weet nu wat je wil doen. Tijd om uit te zoomen en de grote lijnen uit te zetten. 

Doelstellingen formuleren 

Wil je informeren, bedanken, inspireren, verbinden of gewoon een goed feestje organiseren? Alles valt of staat met heldere doelen. 

Doelgroep bepalen 

Geen doel zonder doelgroep. Wie komt op de gastenlijst te staan? Je collega’s, je klanten, of je hele LinkedIn-lijst? Verdiep je in wat leeft bij deze gasten en wat zij belangrijk vinden. Hoe meer je weet, hoe sterker je event straks staat. 

Budget vastleggen 

Locatie, catering, techniek, entertainment, aankleding, drukwerk, vergunningen, onvoorziene kosten… Een event mag wat kosten. Bepaal waar je het geld vandaan haalt en hoe je dit verdeelt over de verschillende kostenposten. En gooi er meteen 10% bovenop, want geen event ontkomt aan Murphy’s law.  

Formuleer het programma 

Nog niet in detail, maar wél de hoofdlijnen: wat gebeurt er wanneer, en met welk doel? 

Fase 3: Teamwork makes the dream work 

Nu kan het echte werk beginnen. Wil je alles zelf doen? Dat kan, mits je een octopus bent met diverse masterdiploma’s op zak. Een goed team is dan ook zeker aan te raden. Verzamel mensen met verschillende expertises om je heen en verdeel de taken: 

• Hoofdverantwoordelijke (niks gebeurt zonder hun handtekening) 

• Budgetbewaker (durft “nee” te zeggen) 

• Programma- en sprekerscoördinator 

• Marketing & communicatie (de social queen/king) 

• Logistiek (van wc’s tot wifi) 

• Catering & hospitality (de letterlijke kers op de taart) 

Missen deze skills? Uitbesteden die hap. Dat scheelt een hoop stress, fouten en slapeloze nachten.  

Fase 4. Invulling tot de kleinste details 

Je dacht bijna dat het er niet van ging komen, maar nu mag je echt gaan organiseren! Denk in ieder geval aan: 

• Locatie: de sfeer van je event valt of staat met de plek. Is dit een match met je doelen en moodboard? Ga op locatiebezoek, en check bereikbaarheid, capaciteit en uitstraling. Boek zo snel mogelijk zodat je niet misgrijpt.  

• Leveranciers: van techniek tot entertainment en van meubilair tot catering. Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet. Vraag meerdere offertes aan, maak duidelijke afspraken, en zet alles zwart op wit.  

• Personeel: hostesses, verkeersregelaars, beveiliging, barpersoneel, licht en geluid,  

• Entertainment: Wie kleedt het programma aan? Sprekers, artiesten, workshops, DJ of misschien wel een liveband? Kies slim en zorgt dat het echt iets toevoegt voor je gasten. 

• Catering: van fancy vijfgangendiner tot een foodtruckfestival. Kies catering die past bij het evenement en bespreek een menu. En vergeet de allergieën en dieetwensen niet! 

• Vergunningen en verzekeringen: niet sexy, wél essentieel.  

Fase 5. Het draaiboek: jouw bijbel 

Dé sleutel tot rust op de dag zelf. Hierin staat letterlijk alles, tot op de minuut: 

• Tijdschema (opbouw – event – afbouw) 

• Gastenlijst 

• Crew en leveranciers (en nog belangrijker: hun contactgegevens!) 

• Plattegronden 

• Bijzondere verzoeken en logistieke info per onderdeel, zoals de benodigde materialen 

Stuur dit naar iedereen die betrokken is, werk het regelmatig bij en plan een briefing op locatie in. Geen verrassingen = geen stress. 

Fase 6. Aankondigen en promoten: tijd om the shinen 

Eindelijk kun je jouw event wereldkundig maken! Hoe zorg je dat zoveel mogelijk gasten komen, en je straks niet in je uppie van al dat harde werk zit te genieten? 

Een eigen stijl 

Maak van jouw event een merk en ontwerp een eigen eventstijl met logo, kleuren en sfeer. Gebruik deze look op (online en offline) promotiemateriaal, alle deco en de goodies. Niemand kan meer om jou heen! 

Registratie 

Geen saaie Excellijst voor dit event! Maak een website met alle informatie en het aanmeldformulier. Stuur opvallende uitnodigingen én houd alle binnenkomende aanmeldingen en vragen bij. Ook als dit betekent dat je vijf reminders moet sturen. 

Promoten, promoten en nog eens promoten 

Houd het spannend, niet voorspelbaar. Jouw gasten moeten geprikkeld worden om te komen, zonder precies te weten wat ze kunnen verwachten. Maak het evenement zichtbaar op de plekken waar je doelgroep uithangt, zoals social media, nieuwsbrieven en LinkedIn. 

Fase 7. De laatste loodjes (lees: fix je shit) 

Heb je de voorgaande fases stap voor stap doorlopen? Dan zit je nu niet met de handen in het haar. Toch moet nog genoeg gebeuren. Een week van tevoren: 

• Stuur de laatste versie van het draaiboek rond; 

• Update de gastenlijst; 

• Print naambadges; 

• Laatste check met leveranciers. 

Een dag van tevoren: 

• Richt de locatie in en plaats bewegwijzering; 

• Check locatie en materialen; 

• Geef instructies aan personeel en crew. 

En dan is het eindelijk tijd voor die welverdiende koffie (of een glaasje bubbels, just saying). 

Fase 8.  Showtime! 

Ondanks die champagne is de tijd van ontspanning nog niet aangebroken. Hoe zorg je dat tijdens het event alles op rolletjes loopt? 

• Wijs één regisseur aan die de touwtjes in handen heeft en snel beslissingen kan nemen. 

• Ditzelfde geldt voor één aanspreekpunt voor leveranciers. 

• Verspreid de draaiboeken en leg een paar extra binnen handbereik. 

• Focus op beleving én soepel verloop, ook als dit inhoudt dat je soms even moet omdenken. 

En jij? Jij geniet. (Of je zorgt dat iemand anders dat voor je doet.) 

Fase 9. Na afloop: de afterparty (?) 

Nadat de laatste toost is gegeven en de laatblijvers het gebouw hebben verlaten, zit het er nog niet op. Voor een écht geslaagd event, moet je deze taken zeker niet overslaan: 

• Stuur bedankjes naar sprekers, artiesten en leveranciers. 

• Deel de foto’s of aftermovie met de gasten. 

• Vraag om feedback (kort, krachtig en waardevol). 

• Stuur een persbericht of deel info via social media en je nieuwsbrief.

• Houd een interne evaluatie. Wat ging goed, wat kan echt beter? Werk het draaiboek bij als goudmijn voor een volgend event. 

• Maak een financieel overzicht. 

Intern organiseren of uitbesteden? 

Let’s be real: een event organiseren is écht een vak. En tenzij je toevallig een organisatietalent met zeeën van tijd bent, is het slimmer (en leuker) om het deels of helemaal uit te besteden. Zo kun je profiteren van de ervaring en het netwerk van een evenementenbureau en draag je minder risico’s. Bovendien heeft een bureau een objectievere kijk op het bedrijf en de doelstellingen. 

Bij Down South Events doen we niets liever. We denken mee, regelen alles van A tot Z en zorgen dat jouw event niet ‘gewoon leuk’ wordt, maar onvergetelijk. Met oog voor doelen, gasten en details. En terwijl wij rennen, kun jij focussen op wat echt telt: verbinding maken met je gasten. 

Meer weten? Neem contact met ons op. Dan zetten wij de champagne alvast koud