Brainstormen, overleggen, mailen, bellen en nog eens overleggen… Ieder event wordt tot in de puntjes voorbereid. Maar ondanks een gedetailleerd draaiboek en strakke planning kunnen onverwachte situaties zich voordoen. Die belangrijke spreker staat vast in de file, een deel van het programma is zó leuk dat het uitloopt, de vrachtwagen met meubilair staat met pech langs de weg. Geen enkel event loopt helemaal volgens plan.

Krijg jij al klamme handen als je eraan denkt? Heel begrijpelijk, zeker als het jouw event is dat in de soep dreigt te lopen. Maar – in alle eerlijkheid – voor ons is dit juist vaak één van de leukste kanten van ons vak. Dan mogen we namelijk de magie laten zien van omdenken, snel schakelen en creatief oplossen. Vaak leidt dat juist tot de beste momenten die nog lang bijblijven. Hoe draai je een obstakel om tot een kans? En hoe zorg je ervoor dat een event ondanks – of misschien juist dankzij – deze uitdagingen een daverend succes wordt?

 

Inhoud:

Omdenkmoment 1: Gasten met vertraging

Je gasten, die zijn toch wel een vrij essentieel onderdeel van je event. Dus het is bijzonder onhandig als ze hun vlucht missen of in de file staan. Zeker als dit gaat om de belangrijkste spreker van de dag. Geen paniek, dit is op te lossen. Zet bijvoorbeeld een live videoverbinding op, zodat de presentatie alsnog gegeven kan worden. Ooit een keynote gehad vanuit een taxi op weg naar het event? Dat gaat je publiek zeker niet vergeten!

Laat de wifi te wensen over? Vul de gaten in het programma op met een paneldiscussie of een interactieve sessie met het publiek. En zijn de laatkomers eindelijk gearriveerd? Die roepen we natuurlijk niet op het matje, maar worden met een aangepast ontvangstmoment net zo warm onthaald als de rest van het gezelschap. Een persoonlijk welkom gecombineerd met een glas champagne (of twee) en die vertraging is lang vergeten.

Omdenkmoment 2: Uitloop van het programma

Uiteraard heeft iedere spreker een interessant verhaal. De één gebruikt hier alleen wat meer woorden voor dan de ander, of roept meer vragen op vanuit het publiek. Die interactie is prachtig, maar hier kun je in een draaiboek niet altijd rekening mee houden. Het programma loopt uit, en je ziet de rest van je tijdschema al als een kaarthuis in elkaar storten. Dat vraagt om een flexibele aanpassing van het programma.

Kijk bijvoorbeeld of pauzes of andere sessies ingekort kunnen worden. Laat activiteiten parallel aan elkaar lopen of creëer een ‘open einde’-moment, waarin gasten zelf kiezen welke onderdelen ze willen bijwonen. Soms zorgen deze aanpassingen er zelfs voor dat het event nog beter wordt. Denk aan onverwachte kruisbestuivingen tussen sessies, nieuwe connecties en een natuurlijke flow omdat je de planning aanpast aan de behoeftes van je gasten.

Omdenkmoment 3: Logistieke uitdagingen

Verkeersproblemen, een ongeluk op de route of een plotselinge storm die een buitenlocatie compleet overhoop haalt – het lijkt bijna onmogelijk dat je event nog door kan gaan. Bijna, want met het juiste netwerk is ook dit op te lossen. In zulke situaties weten we dan ook precies welke alternatieve leveranciers of lokale partners we kunnen bellen zodat de materialen alsnog op tijd ter plaatse zijn.

Ook kan de opbouw flexibel worden aangepast. Begin bijvoorbeeld alvast met de materialen die wel aanwezig zijn of zet ruimtes op een andere manier in dan gepland. Het weer valt natuurlijk ook niet vooraf te voorspellen. Een onverwachte plensbui kan roet in het eten gooien. Maar laat ons een mooie tent regelen, of een alternatieve binnenlocatie en die gepland buitenborrel krijgt meteen een intieme setting met een geweldige sfeer.

Omdenkmoment 4: Onverwachte no-shows

Na maandenlang plannen en organiseren staat het perfecte programma op papier. Maar dan meldt een spreker of coach zich op het laatste moment ziek. “Kan gebeuren,” hoor je jezelf nog zeggen. Maar dan? Geen stress! Door creatief te denken en flexibel te blijven, maak je van een teleurstelling een kans.

Schakel een last-minute vervanger of gastspreker in, of vervang dit onderdeel door een interactieve sessie waarbij het publiek zelf vragen stelt en discussies leidt. Dit zorgt voor verrassende inzichten en energieke gesprekken. Panelleider nodig? Onze eventmanager is daar een ster in!

Omdenkmoment 5: Technische problemen

Je hebt een indrukwekkend podium, een perfecte geluidsinstallatie en een strakke presentatie. Maar dan… de microfoon begeeft het, de livestream valt weg of de presentatie wil niet laden. Door altijd reserveapparatuur bij de hand te hebben kun je deze situaties makkelijk voorkomen. Duurt dit langer dan gedacht? Schakel over naar een alternatieve setting, zoals een interactieve Q&A terwijl het probleem wordt opgelost.

Ons technische team staat altijd paraat om razendsnel een oplossing te vinden, zonder dat het publiek iets merkt. Technische issues zijn onvermijdelijk, maar met een goed voorbereide crew en de juiste mindset blijft de show gewoon doorgaan!

De eventmanager: een onmisbare schakel die alles bij elkaar houdt

Een team dat bestaat uit de sterke schakels kan snel omschakelen. Daarom geloven wij in de juiste personen op de juiste plek. In bovenstaande situaties is onze eventmanager niet alleen een probleemoplosser, maar ook de dirigent van een evenement dat blijft swingen, hoe hard de buitenwereld ook probeert roet in het eten te gooien.

Maar ook de rest van het team is onmisbaar. Een hostesse die iedereen op het gemak stelt. De barman die een extra drankje schenkt. En de coach die alles aan elkaar weet te praten en er een les uit kan halen. Terwijl iedereen zich richt op zijn eigen taak, houdt de eventmanager het overzicht, bewaakt de sfeer en zorgt ervoor dat problemen geen problemen blijven, maar kansen worden.

Wij weten precies hoe we moeten schakelen, hoe we last-minute veranderingen soepel laten verlopen en hoe we het publiek laten denken dat alles volgens plan verliep – zelfs als we achter de schermen alles op alles moesten zetten om dat voor elkaar te krijgen.

Dus ja, een evenement organiseren is een vak. Maar een evenement redden als alles anders loopt? Dat is een kunst. En dat is precies waarom wij de perfecte partner zijn voor jouw event. Wil je een event dat hoe dan ook een succes wordt? Dan weet je wie je moet bellen.